Processi documentali

Abbiamo esteso le funzioni di Alfresco per una organizzazione efficace dei documenti che permetta di strutturare librerie, fascicoli, cartelle, file, attivare automatismi di creazione, spostamento, notifica ma anche accessi gerarchici o dinamici.

Con il motore di workflow open source integrato in Alfresco (Activiti) disegnamo processi e flussi documentali che sfruttano i moduli realizzati ad hoc da Intesys Openway per rispondere alle specificità operative dell’azienda o dell’ente per: la collaborazione documentale, la gestione di iter approvativi e dispositivi, l’archiviazione a norma, la gestione delle comunicazioni in entrata e uscita, ecc.

Abbiamo sviluppato integrazioni per le diverse soluzioni di firma digitale per gestire, all’interno dei flussi documentali, i processi aziendali che prevedono iter approvativi e dispositivi, non ripudio, accountability. In funzione del progetto sono disponibili soluzioni con diversi tipi di firma: firma grafometrica, OTP, firma elettronica, firma avanzata.

Poter agganciare i sistemi di posta elettronica alla gestione documentate diventa importante laddove l’azienda o l’ente hanno l’esigenza di organizzare, categorizzare, archiviare le mail e gli allegati in modo coerente e correlato con quanto già presente nel sistema di gestione documentale come fatture, offerte, progetti, pratiche, fascicoli, procedimenti. Di particolare importanza l’archiviazione delle comunicazioni via PEC.

Con questa applicazione sviluppata su Alfresco per offrire le funzionalità di protocollo, rendiamo disponibile all’organizzazione un sistema integrato con la gestione documentale ed il workflow con cui costruiamo processi automatici per rendere immediata la lettura, la protocollazione degli atti, degli iter e delle comunicazioni aziendali, l’invio dei contenuti e documenti in ingresso e in uscita.

Abbiamo sviluppato i connettori per Alfresco necessari ad integrare servizi esterni di archiviazione sostitutiva che consentano all’organizzazione aziendale di gestire in modo automatico la classificazione e l’archiviazione dei documenti per le procedure di dematerializzazione e conservazione sostitutiva, sfruttando nel contempo tutte le potenzialità di un sistema gestionale in termini di ricerca anche su sistemi distribuiti.