Content HUB:

la soluzione per estendere le funzioni di Alfresco e organizzare efficacemente i documenti

Content Hub è una soluzione documentale standard che consente l’archiviazione, la catalogazione, la classificazione dei vostri documenti in una maniera davvero intuitiva per gli utenti sulla piattaforma open source di fascia Enterprise Alfresco.

Content Hub combina un’organizzazione gerarchica dei contenuti ad una classificazione per metadati con cui trovare rapidamente tutti i contenuti oltre a permettere la condivisione automatica degli stessi all’interno dell’azienda con le seguenti funzionalità:

• Strutturazione a Librerie, Fascicoli, Cartelle, File
• Operatività sull’archivio guidata da regole centralizzate
• Automatismi di creazione, spostamento, notifica
• Accesso gerarchico ai contenuti
• Navigazione dinamica per metadati
• Viste logiche di documenti e cartelle
• Accesso facilitato a porzioni di archivio di altri utenti

Vantaggi della scelta di Content HUB

Fascicolazione

Con Content Hub raggruppare i documenti in Fascicoli diventa davvero semplice, definisci i metadati del fascicolo, archivia i documenti nelle sottocartelle create in automatico dal sistema e in pochi passi il tuo archivio sarà facilmente ricercabile.

Condivisione

Content Hub condivide opportunamente con i colleghi i documenti archiviati, grazie infatti ai metadati di sistema e alle regole di condivisione mappate in fase di configurazione i documenti diventano visibili agli utenti interessati su cui possono interagire.

Integrità di accesso costante

La strutturazione iniziale dell’archivio e la definizione delle regole di accesso permettono all’archivio di crescere all’infinito senza perdere la congruenza iniziale a favore della facilità di condivisione e alle politiche di sicurezza di accesso ai contenuti.

Basato su Afresco ADF

Content Hub è costruito con le più recenti componenti di Alfresco come ADF (Alfresco Development Framework) aderente ai più recenti standard in ambito di design delle applicazioni volti ad aumentare la soddisfazione e la fedeltà del cliente migliorando l’usabilità, la facilità d’uso e il piacere fornito nell’interazione tra l’utente e il prodotto.

La funzionalità di Content HUB

Analisi e progettazione dell'archivio e delle sue funzionalità

Content Hub da un lato segue una logica tradizionale di gestione dei contenuti a cartelle e sottocartelle dall’altro però si fonda su una serie di regole e di comportamenti ben definiti che vincolano l’azione degli utenti verso azioni che mantengono l’archivio strutturalmente integro.
La struttura di Content Hub permette di progettare l’archivio in maniera efficiente in base al principio operativo di interscambio di informazioni e documenti tra gli utenti.

Per fare questo Intesys Openway, mediante un percorso strutturato di analisi permette di definire:
• le peculiarità organizzative (utenti, ruoli, organigrammi, funzioni)
• le caratteristiche dell’archivio (struttura di classificazione, metadati dei contenuti, funzionalità dell’interfaccia utente)
• le regole di accesso alle diverse entità documentali da parte della struttura organizzativa
• le specifiche di integrazione dell’Archivio Documentale con il mondo esterno per:

• l’aggancio a basi dati che facilitino la valorizzazione automatica di metadati;
• l’integrazione tramite API con applicativi esterni come ERP, CRM i quali possono governare l’archiviazione e la ricerca delle entità documentali;
• l’interazione con sistemi di posta elettronica o di flussi documentali per import massivi.

Il repository documentale di Content Hub così strutturato diventa facilmente accessibile alle aree riservate dell’azienda piuttosto che condiviso anche con soggetti esterni.

1. Strutturazione a cartelle
Content Hub prevede di lavorare con l’archivio in una modalità tradizionale familiare a tutti, lo strumento infatti guida gli utenti a operare nella struttura a Librerie, Cartelle Fisse, Fascicoli, Cartelle Automatiche e Cartelle Intelligenti.
2.Metadati e automatismi
L’utilizzo dei metadati nei Documenti e nei Fascicoli permette la loro facile ricerca, la classificazione e la rinomina automatica, l’impostazione della visibilità dinamica alla variazione dei valori degli stessi.
3. Permessi di accessi capillari
Gli accessi alle varie entità documentali (semplicemente cartelle e file) sono guidati da regole di appartenenza a profili o da accesso gerarchico bottom-up ai contenuti.
4. Cartelle intelligenti
Con le Cartelle Intelligenti (o Smartfolder) il sistema apre ai vari utenti profilati la visione su porzioni di archivio di altri utenti, rendendo non necessaria ogni altra forma di condivisione.
5. Archivio a servizi
Oltre alla disponibilità di base di tutti i servizi standard nativi della piattaforma Alfresco, la piattaforma Content Hub espone una serie di propri servizi aggiuntivi che permettono l’integrazione con i sistemi esterni che possono governare la creazione e la manutenzione dell’archivio, l’automazione la creazione di cartelle, l’archiviazione dei file, la ricerca di contenuti.

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