Il workflow management permette la collaborazione interfunzionale all’interno di gruppi di lavoro, attraverso l’automazione dei flussi su documenti e processi, secondo modelli operativi prestabiliti in base a ruoli e incarichi.
Perchè progettare workflow autorizzativi e/o automatizzati
Un aspetto fondamentale da valutare in una soluzione di gestione documentale è la presenza o meno di strumenti di Workflow Management.
Le soluzioni di Intesys Openway su Alfresco rappresentano uno strumento in grado di abbracciare tutte le declinazioni della moderna gestione dei flussi documentali e rispondere alle necessità emergenti così come a quelle consolidate per la gestione documentale, la document composition collaborativa, la dematerializzazione di processi documentali con firme digitali l’interoperabilità con APP e portali.
La gestione dei processi di acquisto
Un esempio concreto di workflow management
I processi sono trasversali ai reparti e a seconda del grado di organizzazione del cliente possono essere già mappati e definiti in specifici manuali delle procedure e, a seconda del livello di informatizzazione, possono essere più o meno guidati da procedure gestionali o con moduli e procedure manuali.
Generalmente i margini di miglioramento per la gestione per processo sono molto elevati perché le applicazioni normalmente adottate tendono a generare silos di informazioni chiusi che interrompono il flusso di lavoro creando inefficienza, caratteristiche ben risolta dal una gestione attraverso strumenti di workflow management.
L’esempio più immediato e comune a quasi tutte le aziende è la gestione dei processi di acquisto:
1. Reparto richiedente
Emette una RDA
Emette una RDA
2.Ufficio acquisti
Valuta la richiesta e confronta con i budget
Richiede le offerte ai fornitori
Emette un ordine di acquisto
Valuta la richiesta e confronta con i budget
Richiede le offerte ai fornitori
Emette un ordine di acquisto
3. Magazzino
Riceve la merce
Esegue controllo qualità (eventuale processo di gestione reclami e resi a fornitore)
Riceve la merce
Esegue controllo qualità (eventuale processo di gestione reclami e resi a fornitore)
4. Contabilità fornitori
Riconciliazione con l’ordine
Registrazione della fattura ciclo di pagamento (eventuale processo di autorizzazione al pagamento)
Riconciliazione con l’ordine
Registrazione della fattura ciclo di pagamento (eventuale processo di autorizzazione al pagamento)
Vantaggi del Workflow Managament con Openway
Mappatura di flussi e ruoli
Tutte le attività di un’azienda possono essere descritte e gestite per processo, si pensi alle procedure di gestione di una “Non conformità”, ad un processo di vendita, di assunzione, di sviluppo di un prodotto.
Gli strumenti di workflow management permettono di:
– Disegnare i flussi
– Definire i ruoli
– Definire le regole di gestione
– Monitorare lo stato di avanzamento
– Bilanciare i carichi di lavoro
– Ottenere misure e indicatori di performance
Integrazione e interoperabilità
Con le modalità di progettazione e realizzazione proprio del Design dei servizi adottate da Intesys Openway e le caratteristiche di interoperabilità proprie dell’Open Source e della così detta API Economy, è più facile curare l’ergonomia e la funzionalità delle interazioni con l’utente, l’integrazione con i sistemi informativi esistenti, la produzione di documenti, la validazione dei task con firme digitali, l’implementazione di regole basate sull’organigramma.
Mappatura di flussi e ruoli
Questi strumenti permettono di mappare dei flussi di lavoro e definire dei ruoli per gli operatori in modo da guidare le attività quotidiane attraverso i diversi dipartimenti e rendere le operazioni da svolgere nell’esecuzione di un particolare processo: definite, monitorabili e misurabili.