Le criticità nella gestione dei documenti in azienda

All’interno di tutte le organizzazioni sia private che pubbliche (PA), di media o grande complessità, si riscontrano criticità nella gestione dei documenti e dei relativi processi. La gestione documentale presenta degli aspetti comuni a tutte le aziende, in particolare per la gestione dei documenti fiscali che sono gestiti e definiti precisamente anche dalla normativa.

Ufficio Tecnico

Criticità
Archiviazione di manuali, contratti, rapportini, garanzie. Gestione collaborativa su analisi e sviluppi software e procedure, documentazione di progetto.

Benefici
Gestione degli asset IT, workflow management.

Amministrazione Acquisti

Criticità
Dimensione archivi, processi di gestione acquisti, flussi interdipartimentali di approvazione.

Benefici
Rapidità di accesso alle informazioni pregresse e in corso di lavorazione, conservazione sostitutiva ciclo passivo, workflow management

Amministrazione Vendita

Criticità
Dimensione degli archivi, servizi ai clienti per l’accesso ai dati, richieste di copie e informazioni dai reparti.

Benefici
Autonomia per gli autorizzati nel ricercare le informazioni, rapidità di accesso ai documenti, conservazione sostitutiva per il ciclo attivo e libri e giornali, pubblicazione su portale.

Commerciale

Criticità
Disponibilità di informazioni, accesso in mobilità, collaborazione con i reparti aziendali, processo di gestione offerte.

Benefici
Autonomia e rapidità nell’accesso alle informazioni anche in mobilità, gestione dei processi di offerta/vendita, efficienza nella comunicazione con i clienti, reperimento schede prodotto, informazioni tecniche, listini, ecc.

Logistica e spedizioni

Criticità
Integrazione flusso ordini/spedizione con clienti e fornitori.

Benefici
Rapidità nelle operazioni di riconciliazione ordini/entrata merce, gestione dei processi di reso e non conformità.

Ufficio Tecnico

Criticità
Processi di gestione assunzioni e archiviazione documenti del personali, gestione beni e mezzi, gestione della formazione.

Benefici
Facile gestione della riservatezza delle informazioni, gestione flussi id assunzione/cessazione, gestione dei documenti del dipendente (patenti, certificati, certificazioni,) gestione della formazione e della sicurezza, promozione di collaborazione e interazione del personale. Facilità nel distribuire documenti (cedolini, CUD, informative, circolari).

Una nuova consapevolezza: il documentale come strumento consolidato

Con il passare degli anni molti fattori hanno facilitato la diffusione di strumenti più o meno evoluti per la gestione dei documenti e dei contenuti digitali creando una maggiore consapevolezza sulla necessità di gestire queste informazioni e allargando al contempo la complessità cui far fronte.

Fra questi ricordiamo ad esempio:
– l’aumento della complessità gestionale e degli adempimenti (Qualità, sicurezza, GDPR)
– la diffusione della digitalizzazione (anche obbligatoria per legge come nel caso della fatturazione elettronica)
– la disponibilità di tecnologie per la condivisione e collaborazione

Tutti questi aspetti connessi con al gestione dei documenti sono già ampiamente definite e gestite anche a livello di sistema di Gestione Documentale. Non a caso esistono già dei modelli preconfezionati in linea con le tipiche gestioni di tipologie documentali piu diffuse come fatture e mail.

Il valore di una scelta documentale opensource

Molto spesso nelle aziende e negli enti si riscontra un proliferare di soluzioni documentali nate per soddisfare specifiche esigenze dipartimentali che determinano una frammentazione delle informazioni.

Il primo passo in una corretta strategia di gestione dei contenuti è censire i differenti bisogni e intraprendere una strategia di consolidamento. Un progetto documentale acquista infatti maggior significato quando diventa strategico in una specifica criticità gestionale.

Tale criticità può essere diversa da cliente a cliente e solitamente è individuabile in una determinata area funzionale o perchè è particolarmente complessa o perché non adeguatamente sostenuta da sistemi o procedure informatiche efficienti.

Inoltre  vista la vastità della copertura applicativa richiesta agli strumenti di gestione documentale e workflow management, non è escluso che nella stessa organizzazione convivano più soluzioni.
Spesso incontriamo sistemi diversi per la gestione dei documenti e dei processi amministrativi, per la gestione della conservazione sostitutiva, per la gestione dei documenti dell’ufficio tecnico, per la gestione del workflow management o ancora per l’integrazione dei documenti con un portale o con strumenti di mobilità, la risposta a questa frammentazione risiede nell’introduzione di un framework che si candidi ad essere trasversale a tutta l’organizzazione, capace di indicizzare grandissimi volumi di dati e di interoperare con tutto l’ecosistema applicativo.
A questo proposito è necessario considerare un framework di classe enterprise come Alfresco in grado di intercettare i bisogni trasversali a tutta l’azienda.